南京理工大学研究生会工作流程
2020/01/08 22:10:51
一、文体活动开展：
根据研究生会工作计划由研究生会主席、文体部部长商榷指定该活动的具体负责人，活动具体负责人应按照以下流程进行：
① 负责制定活动方案起草（含活动申请书、活动经费申请表、活动策划书等）；
② 活动方案起草完成后，负责将活动方案发给相关人员；
③ 负责召集相关人员对活动方案的研讨，并形成研究生会上报稿；
④ 负责将修改完成活动方案上报稿报辅导员周德宏审核；
⑤ 辅导员审核完毕后，负责人根据辅导员修改意见继续负责对稿件的修改并形成终稿；
⑥ 将终稿报学院罗勇副书记审批；
⑦ 如审批通过， 负责人将《机械工程学院学生活动经费使用申请表》交给研究生会财务负责人，财务负责人携带《机械工程学院学生活动经费使用申请表》提前3～5天到学院办公楼203房间诸云老师处办理活动借款手续；
⑧ 活动负责人到研究生会财务负责人处领取活动预借款，按照计划安排的情况负责活动后续工作的监督和落实；
⑨ 活动结束第二天上午10:00前，撰写新闻报道人员将新闻稿件和活动照片（稿件及照片均为电子档）送学院辅导员周德宏老师处审核，由辅导员负责发送相关媒体；活动结束三天内，负责人要及时收集活动费用支出发票，并及时将发票汇总给研究生会财务负责人，财务负责人形成《机械工程学院学生活动经费使用结算表》并汇同经罗勇副书记签字的《机械工程学院学生活动经费使用申请表》报辅导员审核签字，再报罗勇副书记签字，最后，由财务负责人到诸云老师处办理报销手续；
⑩ 活动结束后三日内，负责人负责组织相关人员进行活动总结，并形成最终总结材料，将总结材料汇总交给文体部部长，由文体部部长对材料进行保管。
⑾文体部部长将材料交给研究生会秘书部负责文体活动材料保管负责人。
二、学术活动开展
根据研究生会学术部统计的全院学术活动计划安排表，由研究生会主席负责召集全体研究生会成员会议，落实每次学术活动的具体联系负责人，并按以下流程进行：
① 学术活动具体联系负责人提前一周与所负责活动的教研室负责人联系，核实学术活动计划是否如期进行，如不能如期举行，负责确定具体举行时间，负责将该活动落实到底，并将变动情况报学术部部长备案；
② 如学术活动如期举行，学术活动具体联系负责人提前三天与该学术活动教研室负责人联系，制定并形成《南京理工大学研究生校内日常学术活动申报表》，报辅导员审核；
③ 审核通过后，将《南京理工大学研究生校内日常学术活动申报表》报学院李小宁副院长签字，并报研究生院；
④ 活动联系人制定好《机械工程学院学术活动公示》稿提前三天报丛大军老师，由丛大军老师负责向研究生院发送；活动联系负责人联系宣传部部长，由宣传部部长落实具体人员制作并张贴学术活动告示，活动告示需于活动开始前2天张贴到学院办公楼一楼和研究生院门口。
⑤ 学术活动开始三天前，学术活动联系负责人到辅导员周德宏老师处报学术活动费用预借单，经辅导员签字后，学术活动联系负责人将活动费用预借单报学术部部长，学术部部长凭活动费用预借单告知研究生会财务负责人到学院203房间诸云老师处借款，借得款项后，由学术部部长交由学术活动联系负责人落实实施；
⑥ 活动联系负责人负责学术活动所需要的相关资料和物品的购买，负责活动照片拍摄、活动总结材料的收集和会务服务工作，并于活动结束后，经指导教师和主讲人在《南京理工大学机械工程学院研究生学术活动酬金领取单》上签字后，支付相应酬金；（说明：学术活动负责人应尽量在活动开始前与教研室活动负责人联系，争取能够拿到活动交流内容的相关电子资料。）；
⑦ 于学术活动结束第二日内（活动上午举行，当天下午4:00前，活动下午举行，第二日上午10：00前），学术活动具体联系负责人将学术活动的新闻稿发给丛大军老师，由丛大军老师负责向研究生院、钟声网、南理工信息发送新闻报道；
⑧ 学术活动结束三日内，学术活动联系负责人将所负责的学术活动相关资料汇总到学术部部长处，并做好相关财务费用的结算、审核；
⑨ 学术部部长每周四将学术活动有关费用支出、学术活动的总结材料（《南京理工大学研究生校内日常学术活动总结表》、活动总结材料（附图片））交给研究生会财务负责人，财务负责人于周五下午下班前将一周学术活动费用支出、学术活动总结材料汇总交给研究生院思想教育管理办公室任成奎老师。
三、新闻宣传活动
本新闻宣传指用于张贴的宣传，内容包括研究生会组织的文体活动前期宣传、阶段性活动总结宣传、学术活动宣传等张贴的宣传由宣传部负责，按照以下流程进行：
（一）、文体活动
① 文体活动方案研讨时，需通知宣传部部长，由宣传部部长自己或者委派此次活动负责人参加会议，确定宣传内容和宣传方案设计；
② 宣传方案确定后，宣传部部长负责组织宣传部内部有经验的人员和文体活动负责人共同研讨宣传方案的内容和效果；
③ 形成一致意见后，制成电子版，由宣传部部长报告学生会主席，由学生会主席召集宣传部部长、文体部部长以及宣传方案负责人等有关人员共同评判修改意见，形成终稿，由宣传负责人负责制作或印刷；
④ 在活动举行两天前，宣传负责人将活动宣传资料张贴到位，并负责所张贴的宣传资料拍照；
⑤ 活动结束后，负责人负责将需收回保存的张贴宣传画收回，并将拍摄的宣传照片电子档交给此次文体活动的负责人，由文体活动负责人统一将此次活动的有关资料交文体部部长，由文体部部长将所有材料交秘书部相应负责人归档、保存。
（二）、学术活动
Ⅰ 普通类学术活动宣传
1、对于我院各教研室博士生组织开展的学术沙龙活动，由学术活动联系负责人与学术部部长联系，由学术部部长告知宣传部部长，由宣传部负责安排相关人员制作学术活动告示并负责张贴；
2、于学术活动举行前2～3天，宣传部必须将学术活动宣传告示张贴到学院一楼大厅和研究生院门口。
Ⅱ 由研究生会负责组织的大型报告会的宣传
① 学术活动方案研讨时，需通知宣传部部长，由宣传部部长自己或者委派此次活动负责人参加会议，确定宣传内容和宣传方案设计；
② 宣传方案确定后，宣传部部长负责组织宣传部内部有经验的人员和学术活动负责人共同研讨宣传方案的内容和效果；
③ 形成一致意见后，制成电子版，由宣传部部长报告学生会主席，由学生会主席召集宣传部部长、文体部部长以及宣传方案负责人等有关人员共同评判修改意见，形成终稿，由宣传负责人负责制作或印刷；
④ 在活动举行两天前，宣传负责人将活动宣传资料张贴到位，并负责所张贴的宣传资料拍照；
⑤ 活动结束后，负责人负责将需收回保存的张贴宣传画收回，并将拍摄的宣传照片电子档交给此次学术活动的负责人，由学术活动负责人统一将此次活动的有关资料归档、保存。
四、《机械工程学院研究生报》有关要求
① 《机械工程学院研究生报》是机械工程学院研究生会主办的研究生内部刊物，主要面向我院全体研究生介绍学院重大事项、学院科研动态、研究生教育管理、研究生学术文体活动、研究生日常生活状况等内容，也是我院研究生抒发个人感想的平台。
② 《机械工程学院研究生报》的内容可以包括：学院大事、学术动态、班级之窗、名师面对面、院长访谈、学子风采、光荣榜、机械先锋、文萃精华、活动天地、班级在线等等栏目。
③ 《机械工程学院研究生报》每学期刊出2期，如有特殊情况可多印一刊，发送对象为全院研究生每宿舍一本。
④ 《机械工程学院研究生报》编辑要做好班级和个人新闻稿件投稿的统计，同时，也要开动脑筋，制定出相应的奖励政策，以争取年底向学院申请奖励，对相应的班级和作者给予精神和物质奖励，另外，此项也将作为班级和个人奖励考核的依据，
⑤ 《机械工程学院研究生报》编辑要发挥自己的聪明才智，吸收更多的同学加入到记者和编辑行列，积极主动征求同学意见，不断完善本报的内容和栏目，保证贴近学生，服务教育、服务管理。
⑥ 转载的学院层面的重大活动和新闻以及研究生教育管理办公室牵头组织的各项活动，不要全篇复制，应加以浓缩、编辑，以简讯形式介绍。重点突出学院研究生日常教育管理、学生会、班级、学生个人作品以及师生专访等内容，同时，力求开通《机械工程学院研究生报》网络版。